Digitaliza el libro de novedades de tu empresa de vigilancia
El libro físico de minutas ha sido durante décadas el corazón operativo de cualquier empresa de vigilancia: ahí quedan registrados los ingresos vehiculares, las visitas de personas ajenas a la instalación, las novedades del turno, la correspondencia recibida y la entrega de turno entre vigilantes. Sin embargo, ese cuaderno de papel tiene un problema fundamental: es frágil, difícil de auditar, imposible de buscar y muy fácil de alterar o simplemente extraviar.
Clic2Track ofrece un sistema de minutas digitales que reemplaza completamente el libro físico con 7 módulos especializados, cada uno diseñado para los flujos de trabajo reales de los vigilantes. Todo queda registrado con hora exacta, firma digital, evidencia fotográfica y coordenadas GPS, accesible desde cualquier dispositivo para supervisores y directivos.
Un sistema de minutas digital es el equivalente electrónico del libro físico de novedades, pero con capacidades que el papel nunca podría ofrecer. En lugar de escribir a mano en un cuaderno que puede mojarse, perderse o ser alterado, el vigilante registra cada novedad desde su celular o tablet. Cada entrada queda almacenada con su timestamp automático e inalterable, el nombre del vigilante responsable, la ubicación GPS del puesto y, si aplica, una foto de evidencia.
Las ventajas frente al libro físico son enormes: los supervisores pueden consultar las minutas en tiempo real desde cualquier lugar, sin necesidad de estar físicamente en el puesto. Los directivos pueden auditar el historial completo de cualquier novedad con un par de clics. Los informes se generan automáticamente, eliminando horas de trabajo manual. Y lo más importante: es imposible alterar o eliminar un registro ya guardado, lo que genera una cadena de custodia digital válida para procesos disciplinarios o legales.
Clic2Track no ofrece un único formulario genérico, sino 7 módulos especializados que cubren cada situación que un vigilante enfrenta en su turno:
Cada módulo está diseñado para ser completado en menos de un minuto, con campos intuitivos y sin necesidad de formación técnica avanzada. El vigilante simplemente selecciona el tipo de novedad, completa los campos y confirma con su huella digital o firma en pantalla.
Cada entrada en el sistema de minutas puede incluir una o varias fotos tomadas directamente desde la cámara del celular del vigilante. Estas imágenes se almacenan de forma segura junto al registro correspondiente, con metadatos de fecha, hora y coordenadas GPS integrados automáticamente. Esto significa que si se registra la entrada de un vehículo sospechoso, la foto de la placa queda vinculada al registro exacto, con la ubicación del puesto y el nombre del vigilante que lo atendió.
Adicionalmente, módulos como el control de visitantes y la entrega de turno soportan firma digital en pantalla: el visitante o el vigilante entrante firma directamente sobre la pantalla del celular o tablet, y esa firma queda adjunta al registro de forma permanente. Este nivel de trazabilidad convierte las minutas digitales de Clic2Track en un instrumento válido de evidencia, mucho más robusto que cualquier libro físico donde la letra puede ser ilegible o la firma fácilmente falsificada.
No todos los usuarios de Clic2Track deben tener el mismo nivel de acceso a las minutas. El sistema cuenta con un esquema de permisos por perfil que permite configurar exactamente qué puede hacer cada rol. Los supervisores pueden ver, editar y exportar todas las minutas de sus puestos asignados. Los vigilantes solo pueden crear nuevas entradas durante su turno activo, pero no modificar registros anteriores, lo que garantiza la integridad del histórico.
Existe además una configuración avanzada llamada restricción de minuta por empleado que permite limitar qué tipos de módulo puede usar cada vigilante según su nivel o contrato. Por ejemplo, un vigilante de punto puede registrar accesos vehiculares y visitantes, pero no tiene acceso al módulo de entrega de turno hasta que su supervisor lo habilite. Esta granularidad de permisos garantiza que el sistema se adapta a la estructura organizacional de cada empresa de vigilancia, sin imponer una rigidez que afecte la operación diaria.
Agenda una demostración gratuita y te mostramos los 7 módulos funcionando en tiempo real con tu equipo.
